자료는 있는데 길이 없는 경우
파일도 있고 링크도 공유했습니다. 그런데 같은 질문이 계속 들어옵니다. “그 자료 어디 있어요?”
정보를 제공한 사람에게는 이미 설명한 일입니다. 찾는 사람에게는 어디에서 어떤 이름으로 찾아야 하는지 모르는 일일 수 있습니다. 이 차이는 자료의 양보다 탐색의 기준에서 생기기도 합니다.
보관하는 분류와 찾는 분류
작성자는 연도와 프로젝트 코드로 보관하는 것이 편할 수 있습니다. 새로 들어온 사람은 고객 이름이나 지금 해야 할 일로 찾고 싶을 수 있습니다.
둘 중 하나가 틀렸다는 뜻은 아닙니다. 원본을 보관하는 구조와 사용자가 찾아 들어오는 길을 꼭 같게 만들 필요가 없다는 뜻입니다. 원본 폴더는 유지하면서 자주 찾는 자료의 안내 목록을 따로 둘 수 있습니다.
링크를 모을 때 이름도 설명이 된다
‘양식’, ‘자료’, ‘참고’라는 이름만 모으면 링크를 열어봐야 차이를 알 수 있습니다. ‘신규 요청 접수 양식’, ‘확정 일정 확인’, ‘완료 문서 보관함’처럼 목적이 드러나는 이름을 붙여보세요.
링크 옆에는 언제 쓰는지 한 줄을 적습니다. 설명을 길게 붙이기보다 다른 링크와 구분할 수 있는 정보가 필요합니다.
가상의 팀 시작 페이지를 만든다면
처음부터 모든 링크를 모으지 않고, 자주 묻는 세 가지 질문으로 출발할 수 있습니다.
- 오늘 처리할 일은 어디에서 보나요?
- 현재 사용해야 하는 양식은 무엇인가요?
- 끝난 일의 기록은 어디에서 찾나요?
이 세 질문에 대한 길을 먼저 두고, 나머지는 관련 업무 안에서 찾아가게 합니다. 첫 화면에 링크가 많아질수록 선택해야 할 일이 늘어난다는 점도 생각해야 합니다.
질문을 기록하면 이름을 고칠 근거가 생긴다
사용자가 어떤 단어로 자료를 찾았는지 짧게 남겨보면 분류를 바꿀 단서가 생깁니다. 모두가 ‘신청서’라고 부르는 문서를 목록에서만 ‘접수 데이터 입력’이라고 적었다면 이름을 맞추는 것이 도움이 될 수 있습니다.
검색 기능을 추가하기 전에도 안내 문구와 링크 이름을 고쳐볼 수 있습니다. 사람이 쓰는 말과 화면의 말이 가까워지는 작은 작업입니다.
안내도 관리할 정보다
링크 목록은 만들고 나면 오래 맞을 것처럼 보이지만, 양식이 바뀌거나 담당 역할이 달라지면 안내도 바뀌어야 합니다. 현재 기준을 확인할 역할과 수정할 위치를 정해두는 이유입니다.
같은 질문이 반복될 때 설명을 더 열심히 하는 방법도 있습니다. 그 질문이 생기기 쉬운 자리에 길을 남기는 방법도 있습니다. 한 번의 답변이 다음 사람의 안내가 되도록 만드는 것, 그것도 업무를 정리하는 일입니다.